贵州大学印章管理暂行规定

发布时间:2017-07-25     浏览次数:

      为加强和规范学校印章的管理,维护印章的严肃性,确保印章安全使用和管理,根据上级关于事业单位印章管理的有关规定,结合学校实际,制订本暂行规定。 

一、总

       1、学校印章包括贵州大学印章(含钢印,以下简称校印),校领导公务签字章,各学院、校直各单位及科研机构印章,学校专用印章(如财务专用章、招生专用章、毕业生就业专用章)等。

      2、学校各类印章统一由校长办公室根据国家规定刻制、压印登记后正式发文启用。任何单位和个人不得擅自刻制和启用学校印章。

      3、各学院、校直各单位及科研机构的主要负责人是本单位印章管理的第一责任人。要指派专人(监印人)负责保管和使用本单位印章,监印人名单要报校长办公室。监印人不得擅自用印。对擅自使用而产生不良后果的,学校要追究当事人及该单位主要负责人及监印人的责任。

      4、未经学校授权,各学院、校直各单位及科研机构印章对外不具有法律效力,只能在本单位的职责范围内使用,除开具介绍信和证明用于一般工作联系外不得对外使用。严禁使用单位印章对外签订合同及其它契约类文书。

      5、学校各类印章要确保存放安全,印章若遗失须立即向校长办公室及保卫处报告,并登报声明该印章作废。单位更名或撤销时,须及时将印章送交校长办公室封存。对字迹已经模糊或缺损的印章要及时向校长办公室申请更换,更换的印章不再发启用通知。

      6、使用学校各类印章都必须办理使用登记手续。登记的项目包括:用印日期、发往单位、用印内容、用印份数、用印单位、批办人、经办人。

      7、监印人员在用印时一定要坚持原则,要审查用印手续是否齐全,了解用印内容,核实用印数量。对不符合规定的用印,监印人有权拒绝并向本单位负责人汇报。监印人员盖章时要规范,使盖出的印章端正、清晰、美观,印章不能歪斜或颠倒。落款处加盖的印章应骑年压月

      8、所有使用学校各类印章的公文、公函、协议书、合同书以及各种报表、申报材料等,用印单位要指定专人负责,统一编号,分类登记,并存入学校档案。

      9、印章原则上不借出使用。特殊情况须借出使用时,用印单位须出具申请报告,由单位主要负责人审核批准后方可借出,并派人监印。

      10、各学院、校直各单位及科研机构的印章要定期认证。校长办公室要加强对各类印章使用的监督,要定期检查各类印章的使用和管理情况(其中科研机构印章的使用和管理情况由科技处负责监督)。

二、校印的管理使用

      1、校印是按照国家规定、对内对外代表学校法定名称、具有法律效力的公章,由校长办公室负责管理。学校钢印限用于各类证书原件照片,不能独立使用。

      2、各学院、校直各单位和科研机构用校印,要填写贵州大学校印使用申请单(以下简称申请单)。经批准用印后,申请单由校长办公室和申请用印单位各留一份存档备查。

      3、各类学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、专业证书、进修证书等学习证书(证件)的用印,用印单位要分别出具经校学生处、教务处、研究生处、成教处负责人签字的申请单,并派有关工作人员与校长办公室监印人共同监印。

      4、以学校名义颁发的各类证书、证件、聘书、奖状等的用印,由承办单位造册,出具经职能部门审核与负责人签字的申请单,并经校长或分管校领导签批后方可用印。

      5、以学校名义署名的文件、报告、函件等的用印,要经校长办公室审核,分管校领导签批,按学校有关行文规定办理。

      6、学校上报的科研项目申请表、鉴定证书及科研报奖材料等的用印,要出具经校科技处负责人签字的申请单,必要时须校长或分管校领导签批。

      7、各单位定期或不定期的报表用印,要出具经本单位负责人签字的申请单,必要时须分管校领导签字(盖章)。

      8、以学校名义签订的合同、协议的用印,要经校长签字(盖章)或委托代表人签字。

      9、办理提款、开户银行帐户等的用印,要出具经校计财处负责人签字的申请单。

      10、治安、消防等的用印,要出具经校保卫处负责人签字的申请单,必要时须分管校领导签字(盖章)。

      11、以学校名义向外刊登广告等的用印,要经校长或分管校领导签批。

      12、学校车辆年审、报废等的用印,要经校后勤处、资产处、计财处登记备案,并出具经车辆管理部门负责人签字的申请单。

      13、各类以学校名义署名的证明、材料等的用印,要经各学院或职能部门审核备案,并出具该学院或职能部门负责人签字的申请单,必要时报请校长或分管校领导签批。

      14、因公出差等需开具学校介绍信的用印,需出具由所在单位负责人签字的申请单。开具的学校介绍信需留有存根,校印应在两处压印,一处在连接线上,一处在落款处。不允许开具空白介绍信。

      15、学校印章一般不对个人使用。教职工和学生个人需用校印时,必须由其所在学院、校直单位或科研机构委派专人,报主管校领导批准,或由校长办公室主任在校领导授权范围内审批,方能使用校印。

      16、其他情况使用校印,须经校长办公室负责人或校领导签批。

      17、申请使用校印具体流程见附件。

三、校内科研机构印章的管理使用

      1、校属、跨学院科研机构印章的制作,应由该科研机构向校科技处提出书面申请,由校科技处审查;院属科研机构印章的制作,应由该科研机构向所属学院提出书面申请,经学院审查后报校科技处。校科技处要将学校各类科研机构需制作印章的情况汇总并报分管校领导批准后,由校长办公室统一制作和发放。

      2、学校各类科研机构印章的使用范围是:(1)校内工作联系;(2)学术交流;(3)宣传、推荐、申报科技成果;(4)向学校推荐或申报科研项目。

      3、因校内科研机构不具有法人资格,为此,禁止使用科研机构印章签订各类对外合同和协议,尤其是经济类合同和协议。违者,学校将追究该科研机构负责人、印章管理人和当事人的责任。

      4、校科技处要加强对科研机构印章使用的监督,要定期检查校内科研机构印章的使用和管理情况。

四、附

       1、校领导公务签字章属于学校的公务章,代表学校领导人的身份,是行使职务的标志。校领导公务签字章由校长办公室负责管理使用。

      2、学校专用印章是学校及有关部门履行自己的某一专项业务而使用的印章,主要有贵州大学财务专用章贵州大学招生专用章贵州大学研究生招生专用章贵州大学成人教育招生专用章贵州大学毕业生就业专用章等。专用印章只代表印章上刊明的使用范围。学校授权相关职能部门分别负责管理使用学校专用印章。

      3、本暂行规定由校长办公室负责解释,从发布之日起执行。

 

附:申请使用校印流程

      一、以学校行政名义发的公文、函件:校办秘书科核稿交主任或副主任签字校长或分管校领导签字秘书科编号制文用校印

      二、出差介绍信: 1、处级干部出差:所在部门或学院填写申请单分管校领导签字校办开介绍信用校印 2、一般教职工出差确需用校印的:所在部门或学院填写申请单部门或学院负责人签章用校印

      三、各类报表: 1、例行报表业务部门填写申请单部门负责人签章校长或分管校领导签字用校印 2、年终财务报表、综合报表业务部门填写申请单部门负责人签章分管校领导签字校长签字用校印

      四、各类证件: 1、职称证、工作证、退休证:人事处填写证件和申请单人事处负责人签章用校印 2、聘书:人事处填写证件和申请单分管校领导签字校长签字用校印 3、学生证: 研究生:研究生院填写申请单集中办理用校印 全日制本专科生:学生处填写申请单集中办理用校印 成教生:成教处填写申请单集中办理用校印 4、出国、出入境 公派:外事处填写申请单外事处负责人签章分管校领导签字用校印 自费:所在部门或学院填写申请单部门或学院负责人按规定进行政审并签署意见(学生要由学院签署意见,还应到学生处签章)用校印 5、学历证明 全日制本专科生毕业证、学位证、结业证等:教务处提供详细名单并填写申请单教务处负责人按规定签章分管校领导签字用校印 研究生(硕士、博士)学位证书、毕业证书、研究生课程进修班结业证:研究生院提供详细名单并填写申请单研究生院负责人按规定签章分管校领导签字用校印成人毕业证、进修证、结业证:成教处提供详细名单并填写申请单成教处负责人按规定签章分管校领导签字用校印 短训班:承办单位提供办班计划批文并填写申请单主管职能部门负责人签章分管校领导签字用校印 各类证书复印件:职能部门核对原件并填写申请单职能部门负责人按规定签章用校印。如在学校查档的,应由档案管理部门加盖印章后方可用印。 补(换)发毕业证、毕业证明书:本人登报声明作废职能部门填申请单职能部门负责人签章分管校领导签字用校印

      五、各类奖励证书或处罚文书: 职能部门填写申请单职能部门负责人签章分管校领导签字用校印

      六、协议、合同: 以学校名义的合同:承办单位填写申请单单位负责人签章主管职能部门负责人签章校长或校长授权的委托人签字用校印

      七、申请帐号、执照等: 1、建立帐号财务处填写申请单负责人签章分管校领导签字用校印 2、申办营业执照(含年审)承办部门填写申请单负责人签章主管职能部门负责人会签校长或分管校领导签字用校印

      八、登广告、启事等: 承办部门填写申请单负责人签章职能部门会签校办审核校长或校长委托人签字用校印

      九、购(售)车: 承办部门填写申请单负责人签章财务处、国资处会签校长或分管校领导签字用校印

      十、医保: 人事处填写申请单负责人签章用校印

      十一、存量增量使用、公积金贷款: 房改办填写申请单国资处负责人签章分管校领导签字用校印